Советы для чайников. К чему надо быть готовыми новым чиновникам

Державні структури і ефективний менеджмент – це часто непоєднувані речі в українських реаліях (за винятком рідкісних прикладів). Спочатку ти йдеш робити державу у смартфоні, а потім – просиш писати запити листами і слати поштою. Звичайною поштою.

Ти хочеш оптимізувати якомога більше "паперових" процесів і проводити онлайн наради ASAP, а частина співробітників уперше чує цю дивну абревіатуру, не вміє користуватися онлайн документами і не знає, як підключитись до скайпу, бо комп'ютер знаходиться в кабінеті у бухгалтерки, а відеокамера – в сейфі начальника якогось департаменту, який зачинив його на ключ і поїхав у відпустку.

Я два роки пропрацювала в одному з найбільш реформаторських міністерств. Але після роботи в бізнесі і в громадському секторі ти іноді почуваєшся в державній структурі, як в машині часу, яка привезла тебе в далеке минуле: настільки роздута і неповоротка держмашина.

З якими реаліями доведеться стикнутися новим урядовцям і як по дорозі не втратити бажання змінити країну – спробую розповісти.

Сьогодні до влади в Україні приходить багато новачків – можливо, найбільше в історії. І я була би рада, якби вони не робили моїх помилок, а також підготувалися морально до всіх викликів державної служби. Яких чимало.

Отже, мої топ-7 порад новачкам, які починають лупати цю скалу і допоможуть увійти в систему з холодною головою, а не в рожевих окулярах.

1. Приготуйтеся до турбулентності: в державних структурах переважає хаос

У державній структурі такі слова як "бізнес-процес", "KPI", "моніторинг результату" тощо – тонуть у незліченній кількості завдань, які треба виконати "на вчора" при дуже обмеженому людському ресурсі і застарілій неповороткій інфраструктурі, що дісталася нам у спадок ще від совєцького минулого.

Коли я прийшла працювати в МОЗ, там ще не було електронного документообігу. І кожен наказ, лист або інший документ міг візуватися тижнями, пролежуючи в кабінетах юристів, економістів, аналітиків.

І для того, щоб важливі документи не застрягали в кабінетах, потрібно було створювати електронні реєстри хоча б у Excel і в прямому сенсі "приклеювати їм ноги" (тобто мати окрему людину, яка бігає з папірцями по міністерству).

Поради:

• Приготуйтеся працювати в надскладних умовах і знаходити креативні рішення для, здавалося б, дуже простих питань.
• Вкладайте свій час у систематизацію і налагодження процесів і пошук ресурсів.

Nota bene! Будь-які плани, які ви складали заздалегідь, включно з вашим графіком на день, можуть поламатися будь-якої миті, а кожен ваш день роботи в державній структурі може перетворитися на суцільний сюрприз (і далеко не завжди він буде приємний). Просто прийміть це і не витрачайте ресурсів на обурення.

2. Забудьте про своє "крісло", пам'ятайте про мету

Спочатку, коли я розпочала свою роботу в міністерстві, я навіть сидіти не встигала в тому кріслі. До 10 зустрічей на день, деякі з яких – в інших державних органах, нескінченні перемовини і нагальні питання. У своїй роботі ви маєте, насамперед, орієнтуватися на цілі, які ставите перед собою в новій структурі, і в жодному разі – не на статус.

Будьте готові до того, що спершу ви буквально будете захлинатися в океані поточки: тисячі завдань і всі – термінові. Проте у вас має бути мета, заради якої ви йдете працювати в державний орган.

У мене була така: я понад усе хотіла налагодити систему закупівель Міністерства охорони здоров'я – так, щоб вона, насамперед, працювала для пацієнта. Але в мій портфель потрапило ще й громадське здоров'я, яке разом з іншими непрофільними завданнями з'їдало 80% мого часу. І мені довелося це полюбити.

Поради:

• У жодному разі не забувайте те, заради чого ви прийшли в державну структуру. Ви у державному органі – це мета, яку ви поставили перед собою, перш ніж дати згоду пройти це випробування.
• Будьте готові до того, що ваша мета займатиме лише 20% вашого часу. Усе інше – додаткові питання, неочікувані зустрічі, наради не по темі. Вас виснажуватиме така фрагментарність, іноді здаватиметься: що я тут роблю, навіщо це все? В такі моменти згадуйте про пораду вище.
• Беріть користь з кожної зустрічі, навіть якщо вам здається, що це геть не ваше. Раджу вчитися красномовству у віце-прем'єр-міністра, лаконічності і наполегливості – в міністра, ефективності – в інших колег. А також брати ініціативу самому, працювати ефективно у ворожому вам полі, набувати досвіду.

Nota bene! Будьте готові до того, що часом ви навіть не знатимете, яка тема наради, куди вас запросили. Ви не будете бачити програму зустрічі, і ніхто не напише вам talking points, бо це нарада вищого рівня, яку спланували в екстреному порядку. І тут ви навчатиметеся тримати poker face, орієнтуватися на місці, швидко занурюватися в деталі.

Саме під час роботи в МОЗ я зрозуміла, що час – еластичний. Я навчилася за 10 хвилин повністю розібратися в абсолютно новій темі і бути готовою, за потреби, доповісти найважливіше прем'єр-міністру або вступити в експертну дискусію з колегою з іншого міністерства.

3. Вчіться цінувати і відпускати людей

Я б ніколи не досягла нічого в житті, якби робила все сама. Страждаючи на перфекціонізм, я все одно розумію, що завдання треба делегувати. І що кращу ви побудуєте команду, то легше ви зможете відпускати завдання у вільне плавання і займатися стратегічними питаннями.

Іноді делегувати комусь завдання під повну його відповідальність – це найкращий шлях навчити людину якісно робити свою роботу. Люди хочуть відчувати, що вони несуть відповідальність і, відповідно, мають повноваження. Дозвольте їм це.

Поради:

• Відпускайте людей. Навіть перевірені в бою колеги, з якими ви раніше працювали в бізнесі або громадському секторі, не захочуть або не зможуть працювати в державному секторі. На цьому етапі ви втратите їх – майже всіх.
• Цінуйте людей. Ті, хто сьогодні проходить тести і співбесіди, щоб влаштуватись на державну службу, працюють в часом нелюдських умовах і щоденно переживають величезний стрес (бо з обмеженими ресурсами роблять неможливе). Такі особистості – це скарби, які потрібно берегти і надихати.
• Розмовляйте з підлеглими і про роботу, і про погоду. Дуже часто знайти 10 хвилин вашого особистого часу на таку розмову – це інвестиція в те, що людина працюватиме набагато ефективніше і завзятіше, а значить, примножить цей час.
• Розповідайте людям про те, що вони дотичні до карколомних змін у державі, давайте їм більше інформації про цілі і цінності, мотивуйте!

Nota bene! Якщо ви бачите, що людина гнітиться на роботі і, очевидно, потрапила не на своє місце, прощайтеся і не жалкуйте. Ви витратите набагато більше часу на утримання і навчання людини, яка цього не бажає, і в результаті все одно піде. Краще витратити цей час на пошук тих, хто в вашій команді почуватиметься на своєму місці. Такі знайдуться. Обов'язково!

4. Наберіться терпіння, бо швидкість тут має свій ліміт

У державних органах панує бюрократія. Від ідеї до імплементації в кращому випадку проходить місяць, в гіршому – можна чекати на ухвалення рішення й рік. Стратегічні речі завжди приймаються рішенням уряду. І саме ці рішення є важливими і найбільш вагомими. Тому вони проходять ревізію ключових міністерств (фінансів, економіки, юстиції), а іноді й інших державних органів.

Кожна така ревізія займає час: тижнями експерти пишуть зауваження, часто документи виносяться на дискусію в урядових комітетах. Особливо такий темп бісить, якщо від цих рішень залежить, коли тяжко хворі люди отримають необхідні їм ліки.

Поради:

• Зарядіть батарейки, бо ви забігли на довгу дистанцію. Вашим новим талантом має стати терпіння. Але це не означає, що процеси не треба "пушити". Треба. Часто. Одних і тих самих людей доведеться смикати багато разів.
• Чітко вивчіть деталі, алгоритми дій і виконавців. Іноді, відправивши документ на ревізію не в тій послідовності (спершу МінФін і МЕРТ, а потім Мін'юст), ви можете затримати ухвалення документу на місяць.
• Будуйте стосунки з людьми, від яких залежить реалізація ваших ідей. Іноді краще піти на поступки і погодитися зі, здавалося б, безглуздим зауваженням колег заради того, щоб потім мати плідну співпрацю. Пам'ятайте, що по ту сторону бюрократії сидять теж люди, зі своїми думками, настроєм і баченням світу. Спробуйте почути і зрозуміти їхню позицію. Балансуйте!

Nota bene! Такі довготривалі процеси погоджень у держорганах часом грають на руку і діють так, щоб державні рішення не приймалися поспіхом. Така бюрократія існує не лише в Україні, а й в Європі. Вона убезпечує важливі державотворчі документи від помилок.

Тому важливо зосередитися на меті і розуміти, що в державній структурі не так все швидко, як у бізнесі або громадських організаціях, і витримувати цей ліміт швидкості.

5. Комунікуйте, як би важко вам не було!

Майже рік роботи в міністерстві я мало комунікувала ті конкретні речі, які робила там. У мене не було ані сил, ані часу, ані помічників, які мені б допомогли це зробити. І це – велика помилка.

Комунікація – це те, на що ви маєте знаходити і час, і ресурси завжди. Причому важливо про це не забувати з самого початку роботи. Тема, якою ви займатиметеся, відома вам і кільком вашим колегам, а тому опонентам дуже легко буде зробити з вас "ворога народу" або ж "доктора Смерть".

Якщо не будете комунікувати ви, вороги будуть комунікувати за вас.

Невакцинована дитина впала, поранилася і захворіла на правець? Винен міністр. І байдуже, що вакцини якісні і ефективні є в кожній поліклініці, а причина цьому – небажання батьків робити щеплення дитині.

Хворому не видали ліки, закуплені за державні кошти в онкодиспансері Вінницької області? Винен – вгадайте хто. Департамент охорони здоров'я Закарпатської області неправильно розрахував потребу в медпрепаратах для діалізу, і тепер хворі не можуть отримати медичну допомогу? Винен, звісно ж, міністр.

І таких питань – безліч. Всі вони б'ють по вас публічно.

Коли ви почнете, то зрозумієте, що комунікація міністерства – набагато більш значуща, ніж будь-якого іншого гравця (бізнес, ГО тощо). Суспільство і журналісти зацікавлені в офіційній позиції, коментарях, темах, які пропонує та чи інша державна структура, а тому будьте готові, що ваші повідомлення розлітатимуться, як гарячі пиріжки. Головне – комунікуйте!

Поради:

• Організуйте антикризовий десант, який виловлюватиме одразу важливі моменти і пояснюватиме та комунікуватиме правду. Однією з найкращих практик, яку впровадило наше міністерство на третьому році роботи – відомі "антифейки", коли ми розвіювали відверто брехливі звинувачення в наш бік.
• Перед тим, як щось змінити, комунікуйте, пояснюйте, розповідайте суспільству. Не втомлюйтеся повторювати одне й те саме багато разів. Бо зміни можливі тільки тоді, коли люди їх добре розуміють.

Nota bene! Все, що ви скажете, може бути використане проти вас. Це про те, що тепер ви під прицілом: всі стежать за кожним вашим словом, за кожним постом у соцмережах. Кордони приватності в публічній мережі давно стерті. Тепер ви не маєте права на особисту думку, тепер кожен ваш меседж – це позиція державотворця.

Пам'ятайте: завтра ваше повідомлення може опинитися в усіх заголовках. Тому подумайте разів тридцять, чи висловити цю думку.

6. Не чекайте подяк та аплодисментів

Час від часу я отримую від пацієнтів особисті повідомлення. Мама Андрійка надсилає у вайбер його усміхнене фото: дитина успішно отримала медичну допомогу через програму "лікування за кордоном" завдяки нашим зусиллям. Почувається добре! Ще одне: Марина пише, що, нарешті, безоплатно лікується в одному з онкоцентрів України такими препаратами, які раніше завжди купувала за власні кошти, витрачаючи майже всю свою зарплату. Щаслива! І це стало можливо завдяки закупівлям через міжнародні організації.

Але прикладів таких повідомлень у моїй практиці одиниці, хоч я точно знаю, що моя робота і робота моїх колег рятує сотні життів щоденно. Проте зазвичай в публічній площині ми отримуємо в найкращому випадку конструктивну критику, а здебільшого – відверте "мочилово" з боку тих, хто мав би радіти змінам.

Люди не дуже вміють дякувати. Бо якщо ви запустили те, що не працювало десятиліттями, то це не ваша перемога, а "так і має бути". Але якщо щось не працює або працює недостатньо добре, навіть не з вашої вини – то це ваш провал.

Поради:

• Не чекайте подяк від тих, для кого ви робите ці зміни. Вам майже ніхто ніколи не скаже "дякую" за вашу роботу. І вас це не повинно засмучувати, бо це природно. Хвалити державного чиновника за те, що він з ніг на голову перевернув звичну (хоч і погану) систему – нелогічно для людей. Пройде дуже багато часу перед тим, як суспільство зрозуміє всі реформаторські кроки, які зробили ви і ваша команда.
• Будьте готові до деструктивної критики і качайте м'язи для відбивання агресивних атак.

Nota bene! Не читайте коментарі хейтерів. Це демотивує і шалено краде час. Люди часто пишуть не вам як особистості, а чиновнику, яких звикли ненавидіти. І наша з вами мета – поламати цей стереотип.

7. Насолоджуйтеся тим, що ви робите

Якби у 2013 році, коли міністром охорони здоров'я була Раїса Богатирьова, головою комітету – Тетяна Бахтєєва, а президентом – Янукович, якби тоді мені хтось сказав, що всього лише за 5 років я, проста активістка і громадський діяч, працюватиму в тому ж міністерстві з чудовою командою однодумців – я б ніколи не повірила.

Сьогодні таких людей у виконавчій і законодавчій владі – безліч. Чи могли б ви мріяти колись, що зможете реально вплинути на долю України, зробити ті зміни, які задумали давним-давно?

Поради:

• Надихайте себе. Тепер у вас є можливість впливати – змінювати вашу країну своїми руками. Напишіть це на дошці і повісьте над кріслом, замість портрета президента. Це вас неабияк надихатиме у важкі моменти, а їх буде безліч. Насолоджуйтеся!
• Святкуйте перемоги. Коли затягують рутинні процеси, починає здаватися, що нічого не змінюється. Прийняли довгоочікувану постанову, яку розробили ви з командою – знайдіть час порадіти цьому факту разом з колегами. Напишіть про це публічно. Особливо працює, коли описуєш, як було і як стало.

Nota bene! Вам будуть вставляти палиці в колеса, колишні колеги з громсектору і бізнесу будуть розповідати, як треба було зробити краще. Вас будуть засуджувати за непопулярні рішення. Але ви повинні мати свій орієнтир, від якого не будете відходити ні на мить. Майте сміливість брати на себе відповідальність, це важко, але приємно, бо це завжди приносить результат.

Замість висновків. Пам'ятайте: згоріти на роботі – не подвиг

Працюючи по 18 годин на день, отримуючи по 200 повідомлень, маючи по 10 зустрічей, десятки складних задач і непростих рішень, іноді наприкінці дня ти забуваєш, як тебе звати. Тому дуже важливо робити передишку: намагатися не працювати на вихідних, хоча б іноді проводити такий цінний час з родиною і ходити в законну відпустку і займатися улюбленим спортом.

Це не про неробство, це про ефективність. Такі перерви дають можливість перезавантажитися, відпочити і зарядитися для нових перемог. Тим, хто багато працює, вони життєво необхідні.

Не соромтеся визнати, що вам потрібен відпочинок. В іншому разі ваш організм візьме його силою: ви будете хворіти і вимушено відпочивати прикуті до ліжка.

Пам'ятайте: лише тоді, коли у вас усе буде гаразд у сім'ї і в голові, лише тоді ви будете ефективним менеджером, лідером і політиком нового типу.

Ольга Стефанишина, спеціально для УП

Колонка – матеріал, який відображає винятково точку зору автора. Текст колонки не претендує на об'єктивність та всебічність висвітлення теми, яка у ній піднімається. Редакція "Української правди" не відповідає за достовірність та тлумачення наведеної інформації і виконує винятково роль носія. Точка зору редакції УП може не збігатися з точкою зору автора колонки.