Електронний документообіг як запорука прозорості держустанов
Про електронне урядування (е-документообіг) в Україні говорить чи не кожен політик та чиновник. Іноді з цим поняттям стикаються і прості громадяни, але кожен розуміє його по-своєму: як можливість онлайн оплатити штраф, зареєструвати бізнес або ж зайняти місце в електронній черзі на оформлення закордонного паспорта.
Чи охоплює це всю суть терміну "електронне урядування"? Спробуємо розібратися.
В Україні є всі засади для впровадження системи е-документообігу. Верховна Рада ухвалила для цього відповідні закони "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про обов’язковий примірник документів", "Про Національну програму інформатизації", "Про телекомунікації", "Про Національну систему конфіденційного зв’язку", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" тощо.
Згідно із законом, електронний документ – це документ, інформація у якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа, зокрема, електронний цифровий підпис.
Не всі документи можуть бути створені в електронній формі. Це документи, які, згідно із законодавством, можуть бути створені лише в одному примірнику – наприклад, оригінал свідоцтва.
Варто зазначити, електронний документ має таку ж юридичну силу, як паперовий. Щоб підтвердити цілісність електронного документа, накладається електронний цифровий підпис (ЕЦП), який прирівнюється до власноручного підпису або печатки.
ЕЦП накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється відкритим ключем. Особистий ключ має знати лише його власник, а відкритий може бути доступним усім учасникам е-документообігу.
Таким чином, електронний цифровий підпис спрощує взаємовідносини між різними органами. Він прискорює укладання цивільно-правових та господарських договорів, надання адмінпослуг тощо. У майбутньому це має покращити конкурентноспроможність держустанов.
Власне, е-документообіг в держустановах – це їх підзвітність суспільству. Електронна система реєструє процеси збору, обробки та зберігання інформації, документує підготовку та ухвалення рішень. При цьому суспільство отримує змогу контролювати їх виконання.
Досвід інших країн, таких як США, Велика Британія, Швеція, Естонія показує, що реалізація методів електронного врядування сприяє прозорості та ефективності діяльності влади.
Україна має всі шанси відчути переваги "електронної країни" на собі. Так, Адміністрація президента у 2015 році розробила та впровадила у себе систему е-документообігу, яку тепер безкоштовно передає будь-якій держустанові, охочій та спроможній також впровадити електронне врядування.
Цією можливістю вже скористалися Міноборони, Мінінфраструктури, Міносвіти України, а також Нацрада з питань телебачення та радіомовлення і Державний науково-технічний центр з ядерної та радіаційної безпеки.
Процес впровадження е-документообігу вимагає значних фінансових та людських ресурсів. І хоча наразі існує багато ініціатив на місцевому та національному рівнях, повноцінний перехід на електронний формат для багатьох установ залишається викликом.
Натомість у більшості організацій функціонує половинний е-документообіг – найгірша його форма, коли частина документів формується в електронному форматі, а інша – роздруковується.
Разом з тим, в рамках реалізації Національної програми інформатизації передбачається створення інтегрованої системи е-документообігу, яка забезпечить обіг документів та скоротить термін підготовки й ухвалення рішень. Це стане можливим завдяки колективному створенню та використанню документів в органах державної влади.
Хоча Україна ще не може похвалитися такими здобутками у сфері електронного врядування, як західні країни, можна стверджувати, що в нас уже створено умови для подальшої інформатизації.
У цьому процесі впровадження е-документообігу на практичному рівні є основою нового формату роботи держустанов.
Роман Греба, заступник Міністра освіти і науки України, спеціально для УП
